市P連の役員会・理事会に参加してきました
私は本年度区P連からの出向で市P連の総務委員会に参加しており、市P連の総務委員の委員長をしています。委員長は市P連の役員会・理事会にオブザーバー参加（発言は出来るが、議決権はなし）する事になっており、前回参加できなかったので初の役員会参加です。
役員会と理事会の関係は、役員会で決定したことが理事会に上申されて、理事会で承認するという流れです。PTAと同じく理事会が決定機関という事ですね。
市P連の総務委員会は、「知ろう！話そう！PTA」という各PTAの役員同士がグループディスカッションを行う研修会（毎年７月ころ開催）と、市民会館等で市長や外部講師をよんでの講演会「研究大会」（毎年１０月頃開催）の２回のイベントの内容を文字おこしする作業を行います。他校のPTAの方も含めて４人のチームで活動します。
市P連の役員会となると、総勢２０名以上の出席者がいます。市P連には「事務局」というものが置かれていて、会議資料や議論のポイントを整理しておいてくれる方がいます。（市P連ともなるとイベントの会場手配や１００校以上の加盟校の調整がありますので、市P連の予算から年間１００万円程度の予算を立てて事務局運営がなされています。）
役員会は、市P連会長、教育委員会、校長会から参加の校長先生の挨拶から始まります。（市P連会長の挨拶の時に、私が持っていっていた炭酸水を吹きこぼすという失態をおかしてしまいました。大塚会長失礼いたしました。。）
その後、各委員長から報告の時間がありました。市P連には総務委員会の他に、主にバレー大会を行う「事業委員会」、と「市P連ニュース」などを作成する「広報委員会」というものがあります。報告と言っても、今年はコロナの影響でどの委員会も活動していないので、ほぼ自己紹介タイムです。
総務委員会の効率化案２点を提案
ここで、総務委員会の中で検討していた効率化案を発表しておきました。
- 講演会の文字おこしはスマホアプリでやりましょう
これまでは、ICレコーダーを聞きながらパソコンで文字おこししていたようですが、今はみんなが持っているスマホアプリでかなりの精度で文字おこし出来ることは検証済みでしたので、これで効率化しましょうという話。
- 「知ろう！話そう！PTA」のアンケート集計をWebでやりましょう
研修会などに行くと、最後にアンケート記入時間が設けられて、その場で紙に書いて提出して帰ってくださいという形式が多いですよね。
「知ろう！話そう！PTA」も例にもれずそのパターンですが、その紙で回収したものを文字おこしするというのが総務委員会の仕事とされています。
普段文字を書くことが少ない私の場合「紙に書いてください」というだけで、書く量は半減してしまいます。
しかも、それをあとから文字おこしするという事なら最初から回答用紙にアンケート回答用WebフォームへのQRコードをつけて、その場でスマホから入力できるようにすれば、回答する方も集計（文字おこし）する方も楽ですよねという発想。（もちろん紙回答も受け付ける）
という２点を提案しておきました。（特にその場では市P連としての反応なし ）
この辺は今後具体的に進めていきたいと思います。
講演会の「参加依頼人数」って止めませんか？
１０月に開催される研究大会（講演会）についての議案の中で、案内のお手紙の中に「参加依頼人数」というものがありました。この様なイベントでよく行われる方法です。
例年ですと学校の児童数に応じて「５００人以上の学校は１０人以上。３００～５００人の学校は５人以上」といったように人数の目安が示されます。（今年はコロナなので全校一律）
この表現、イベント告知が市P連→区P連→各PTA→本部役員→会員と伝わっていく中で、○人集めなければならないと誤解されることがあるし、最終的には任意ということなら人数指定する必要性も感じないので止めて欲しいと私から提案しました。
それに対して、市P連から出た意見は以下のようなもの。
- 「人数書かずに集めて、結果ガラガラでしただったら責任問題になる」
- 「区Pや各PTA会長の伝え方の問題で、市P連としては強制と言っているつもりはない」
- （各PTA側の意見として）「人数に満たなくても気にせず提出してますよ」
- （各PTA側の意見として）「人数書いてあったほうが、集める時の目安になって良い。ゼロだったらそれでしょうがないし」
強制でないということをしっかり理解しているPTAも居るんだなという点は発見でした。そして私に賛同するひとは誰一人おらず。。
ただ結論としては、私の意見も理解できるので「人数は書くけど、強制ではないということを強調しましょう」というところに落ち着きました。
その後の、理事会でも「人数書いていますが、強制ではないので誤解しないように」という旨を時間を割いて丁寧に説明していただきました。
人数書かないのが誤解されない確実な方法だとは思いますが、丁寧に説明していただけた点は良かったと思います。
後日配布された案内のお手紙でも、「参加依頼人数」は無くなり1校あたりの目安の人数として強制ではない旨記載していただきました。
オンラインイベントは難しい？
今年はコロナのせいで思い通りの活動ができていないのは市P連も同じで、（簡単に言うと）予算余ってるという話が出ました。
そこで、（空気読まない）私から再度の提案
「市P連や区P連の単位でオンラインセミナーをやれば各PTAでは予算的に呼べない講師も呼べるし、人数制限もなくなるので良いかもですね」
すると、すかさず反論
「オンラインの環境がない人はどうするの？」
んー。アイデア出しただけなのにやらない理由に目が行っているのかなとちょっと面食らいました。
私からは「今はほとんどの人がスマホもってますし、オンラインで物理的制約がなくなることで参加できる人が増えれば、最終的に参加する総数を増やせる可能性があると思っての提案です」と回答。
※ご本人とあとから１対１でも話しましたが「対面じゃないとだめだと思う。オンラインのみってのはありえないよね」というご意見のようです。
もちろんオフラインにはオフラインの良さがあります。対面だからこそ感じられる熱量や、一緒に参加している人とのコミニュケーションなど。
オンラインにも物理的・時間的制約からの開放や気軽に参加できるなど良さがあります。
それぞれ、デメリットもあります。
オフライン：その日、その場所に行かないといけない。会場の人数制限。コロナ禍の中での開催の難しさ。
オンライン：環境がない人や、環境はあってもやり方がわからない人のフォロー。映像のみになることで情報量の低下。
これからは、オンライン・オフラインを使い分けながら行っていく時代に入っていくと思います。
新しい事にチャレンジする精神は、個人でもPTAでも持っていきたいですね。
※「スマホはあるけど、Zoomのやり方がわからない」って人向けに、PTAの成人教育として、自分のスマホを使ってのZoom教室とかありかもね。
そんな感じで、初回の役員会参加は終了しました。
現場からは以上でーす
この「会長ブログ」は会長の個人的な考えに基づいて発信しています。PTA全体や本部の考えとは必ずしも一致しません。