「PTAの仕組みシリーズ」と称して、PTAがどんな仕組みで動いているかを紹介したいと思います。※あくまで、現時点の新宿小のやり方です。
第一弾は、「会費のコンビニ収納」についてです。PTA活動の源となっている「会費」の徴収方法として、コンビニ収納という方法を取っていますので、こちらについて説明します。
なぜPTAが集金しなければいけないか
高学年保護者の方の中には「昔は給食費と一緒にPTA会費払ってたよね？何で別になったの？面倒なんだけど」と思っている方もいるかも知れません。これには千葉市の「学校給食費の公会計化（千葉市HP）」という制度変更が影響しています。
この「公会計化」に伴って、以前は給食費と一緒に徴収されていたPTA会費をPTA自身で集金する必要が出てきました。
（以前は、給食費と一緒にPTA会費が集金されていたという事は、全員からPTA会費を徴収していたということであり、つまり全員が自動的（強制的）にPTAに加入されていたという事になります。そんな時代があったんですね。）
なぜコンビニ収納か
これは、当初の議論に私は入っていませんので不明ですが、新宿小のようなマンモス校で現金を集めて管理するというのはかなりの作業量（新宿小PTAの会費総額は約350万円！）になるということでコンビニ集金が採用されたものと思われます。
ちなみに、R2年度時点でも他の多くのPTAでは現金集金と聞いています。集金日当日は本部役員総出で現金をカウントするらしいです。
しかし、近年の学校の方針として、現金を学校に持ってくる事を極力行わないようになってきているため、現金徴収しているPTAでも他の方法を検討している所は多いようです。
コンビニ収納の大まかな流れ
お手紙配布から入金までは以下のような流れで行われています。
①PTAから会員に会員情報登録のお手紙を配布（Web回答を推奨、紙回答も可能）
②会員は、保護者名、子ども名、クラスをWebフォームもしくは紙で回答（9割近くはWebで来ています）
③データクレンジグして、集金代行業者指定のフォーマット（テキストファイル、CSV）でメールにてデータ送信
④集金代行業者が個別梱包された状態の払込票を作成して、まとめて学校に発送
⑤PTAでクラスごとに分けて、担任から配布
⑥会員がコンビニで支払いを行うと集金代行業者へ入金される
⑦集金代行業者から、入金明細と共に、手数料を除いた金額がPTAに振り込まれる
大変な所
このように、集金代行業者とやりとりを行う会費徴収ですが、大変な所がたくさんあります。
●名簿更新作業。クラス替え等、何らかの会員情報の変更が考えられるので、毎年会員情報を集めなければいけない
●Webフォームで間違って同一家庭が重複登録する場合があり（父親と母親など）、名寄せ作業が必要
※③の作業
●自分のデータが登録されているかどうかの問い合わせ対応
●集金代行業者に送るデータの形に編集する作業に多少のITスキルが必要
※全角↔半角の変換 などエクセル関数で出来る程度
●払込票を作成したデータと入金明細とを突き合わせて、払われない会員への催促
※払込票に支払期限の記載があるが、その支払期限を過ぎても支払えるように設定している
●払込票を紛失した人への再発行対応（手数料が再度かかる）
そして、何より大変なことは、これらの作業を毎年入れ替わる本部役員が実施することです。
ほぼ「仕事」なこの作業を、会費徴収担当の方々がやっていただいているお陰でPTA活動が支えられています。
本当に感謝です！
課題
上記の、「大変な所」以外の課題として、手数料の問題があります。
新宿小PTAがお願いしている集金代行業者は手数料が安い方ですが、それでもコンビニ収納にかかる費用は、1件（1世帯）あたり286円です。800世帯で考えると・・・ んー結構な金額ですね。
しかし、これのお陰で会員は自分の好きなタイミングでコンビニ払いができ、本部役員総出の集金は無く、学校にお金を持ち込む必要も無くなっているという事を考えると、今の所必要なコストだと判断しています。
いつか、より低コストで確実・簡単に集金出来る仕組みが出来るといいですね。
現場からは以上でーす
この「会長ブログ」は会長の個人的な考えに基づいて発信しています。PTA全体や本部の考えとは必ずしも一致しません。